Različiti faktori utiču na organizaciju korporativne proslave pa je važno isplanirati je tako da svi gosti budu zadovoljni i da se ostvari cilj susreta.To može pomoći poslovanju da se brže razvija i dalje napreduje, a zaposlenima da budu zadovoljniji radnom atmosferom.
Koji to činioci utiču na organizaciju zabave? Kako osmisliti kvalitetno okupljanje? Šta uzeti u obzir pri odlučivanju?
Neka se svi zaposleni odlično provedu, neka poslovni partneri steknu još bolji utisak o firmi i neka mnogi odluče na započinjanje saradnje.
Kakvu proslavu želite da organizujete?
Postoje različiti tipovi korporativnih proslava koji se razlikuju kako od vrste gostiju, tako i od samog tipa zabave pa o svemu tome treba voditi računa još na početku da bi zabava bila pun pogodak.
Ako se na proslavi okupljaju samo radnici firme može da se organizuje neformalna koktel proslava sa barskim stolovima, ali ako je proslava firme formalan događaj, sa klijentima i saradnicima, onda je banket i svečana večera mnogo bolji izbor.
Najčešće se organizuju:
- Koktel zabave,
- Gala večere,
- Promocije novog proizvoda,
- Konferencije,
- Modne revije,
- Seminari,
- Proslave…
Event centar se prilagođava željama klijenata i organizuje proslavu po želji.
Koliko novca treba izdvojiti za proslavu firme?
Nakon odluke o tome koliko gostiju pozivate i koji tip proslave želite, važno je definisati budžet za proslavu.
Ukupan iznos mora da obuhvati cenu zakupa prostora za proslavu, muziku, hranu i piće. Pošto na početku ne možete da utvrdite tačnu cenu koštanja važno je definisati gornju granicu, a unutar raspoloživog iznosa korigovati izdvajanja.
Važno je dogovoriti sa event menadžerom šta od opreme obezbeđuje sala, a šta je potrebno dodatno platiti. Tu spada posebna dekoracija, muzika, brending, za pojedine događaje su potrebni LED ekrani, mikrofoni… Sve to utiče na konačnu visinu troškova i mora se računati na takvo izdvajanje.
Ko je odgovoran za organizaciju korporativnog slavlja?
Uvek je lakše kada nekoliko osoba zajednički učestvuje u organizaciji proslave i na sebe preuzme nekoliko zadata da bi sve bilo urađeno na vreme i sa uspehom.
Ipak, najbolji rezultati se dobijaju kada postoji samo jedan predstavnik koji komunicira sa Event Centrom jer tako ne dolazi do gubljenja informacija i loše komunikacije pri organizaciji. Velike kompanije angažuju i agencije za organizaciju proslava kojoj iznesu sve želje, a ona dogovara sa menadžerom event centra.
Ovako se ni jedan detalj neće prevideti, a ceo posao će biti lakše urađen. Što se proslave češće prave, to će i organizacija biti lakša, a lista dobavljača potpunija pa će biti lako i jednostavno organizovati i manju, ali i velike korporativne proslave.
Gde bi trebalo da se održava proslava?
U principu, na svakom mestu se može organizovati korporativna proslava, ali ako želite pun uspeh događaja, event centar je jako važan.
Birajte objekte koji imaju uspeh u organizaciji korporativnih proslava jer će olakšati čitavu organizaciju, uređenje po želji klijenta, organizaciju slavlja i na otvorenom i u zatvorenom.
Važno je i da mogu da se prilagode vašem broju gostiju, da pomognu oko izbora jelovnika, pića i muzike, jer i to ono što čini jednu zabavu veoma uspešnom.
Sitnice mogu da utiču na konačan odabir lokacije za slavlje.
Mesto za proslavu mora da ima dovoljno parking mesta, najbolje je da ima sopstvenu kuhinju da bi hrana uvek bila sveža i topla, ali mora i da ima i povoljne cene koje će se uklopiti u vaš budžet.
Kako odabrati odgovarajući meni i muziku?
Ako ste se odlučili za neformalniju zabavu, gosti neće sedeti za klasičnim stolovima pa su kanapei najbolji izbor. Profesionalna usluga u event centru podrazumeva i davanje predloga rasporeda stolova i ostalog mobilijara prema tlocrtu sale. Odluka se donosi na osnovu broja zvanica pa se daje predlog o broju barskih/banket stolova itd.
Kod formalne korporativne proslave jelovnik podrazumeva više jela i različiti meni. Obično se služi više toplih i hladnih predjela i toplih jela tako da se zadovolje želje i ukusi čak i najizbirljivijih gostiju.
I muzika se bira prema vrsti zabave, da li je planirano igranje ili ne i kakvi gosti će se okupiti. Pošto svako ima drugačiji muzički ukus trebalo bi birati proverene izvođače i proverene numere koje široke mase vole. Sve češće se angažuju DJ-jevi ili bend koji nastupa u kombinaciji sa DJ-jem za vrelu atmosferu i igranje do fajronta.
Nakon ovih glavnih odluka slede detalji koji će samo dodatno uveličati proslavu: dekoracija, brending, tehnika, osvetljenje i izrada agende događaja.
Nakon toga sledi i: izrada popisa gostiju i pozivanje, pravljenje rasporeda sedenja, odluka o eventualnim poklonima dobrodošlice, određivanju ko ima posebne uloge na proslavi (dočekivanje gostiju, govor, ispraćanje gostiju…).
Mnoge stvari je lakše organizovati ako se obavljaju na lokacijama koje su predviđene za organizovanje proslava i to treba imati na umu pri odlučivanju o mestu poslovne zabave. I s’ tim u vezi je bitno da se rezervišu prostori koji su specijalizovani za sve vrste korporativnih proslava imaju dovoljno zaposlenog ljudstva u svim sektorima da bi se događaj organizovao perfektno.
Neke poslove ćete morati sami da uradite, neke odluke sami da donesete, ali će vam naši saveti pomoći da se ništa ne propusti i organizuje zabava na kojoj će gosti biti oduševljeni, a vaša firma još više zapažena.