Planiranje okupljanja je izazovan posao, a započinje sa odlukom o samoj vrsti okupljanja – da li odabrati koktel zabavu ili banket događaj? U prvom slučaju je reč o neformalnom okupljanju kod kog gosti stoje za barskim stolovima, često uz „dress code“, dok je banket formalniji pa okupljeni imaju svoja mesta i sede za stolovima.
Obe vrste mogu da posluže za razne povode – rođendane kompanija, slavlja, korporativna okupljanja, druženja, korpo žurke… i mogu mnogo da pomognu da se gosti lepše provedu, zabave i postigne pun efekat i cilj organizovana proslave.
Šta je banket događaj, a šta je koktel zabava i šta gosti mogu da očekuju? Koliko je teško organizovati okupljanje i u koju svrhu?
Odaberite savršeno mesto za okupljanje, ketering, muziku, ali donesite i odluku o vrsti proslave jer vam može pomoći da susret bude pun pogodak. Nastavite sa čitanjem i pronađite odgovore na sve dileme.
Koktel zabava je neformalno okupljanje koje odgovara u gotovo svim situacijama
Reč je o organizaciji događaja kod kog gosti stoje tokom proslave za community stolovima ili drugim različitim vrstama sa ili bez visokog sedenja, uz pristup mešanim pićima i različitim vrstama hrane.
Na ovaj način organizacija je lakša, konobari brže uslužuju goste, a i sami gosti se više druže, razgovaraju i menjaju stolove. Barske stolice su uvek dobar izbor jer čak 20%-30% zvanica može da sedne u istom trenutku, a da to ne napravi gužvu u prostoru.
Dres kod može i ne mora zahtevati formalno odevanje, ali oba pravila će se uklopiti uz koktel zabavu.
Najčešće se organizuje između 19h i 21h, predveče ili rano veče, a pošto gosti nisu striktno pozicionirani domaćini koriste priliku da ih dočekaju na ulazu i zahvale se na odzivu. U koliko je u pitanju dnevna varijanta ili vremenske prilike to dozvoljavaju često se organizuje i napolju, ali je jednako uspešna i u zatvorenom prostoru.
Koktel proslavu karakteriše služenje hrane koja ne zahteva upotrebu komplikovanog pribora pa se najčešće služe kanapei, finger food i bite size hrana koja se može jesti u malim zalogajima, bez upotrebe noža i kašike.
U pitanju je pass around usluga gde gosti mogu sve vreme da uživaju u razgovoru i druženju dok konobari uslužuju na suptilan i nenametljiv način.
Relaksirajuća atmosfera je odlična za razmenu poslovnih ideja, bolje upoznavanje kolektiva, saradnika, proslavu rođendana, ali i sve druge prilike jer je omogućeno da se gosti druže, pričaju sa više osoba, menjaju lokacije…
Uz kvalitetan odabir muzike postiže se pun efekat organizacije pa je važno odabrati i muzički žanr, da li će je izvoditi lajv bend, dj… Sitnicama će se kreirati savršena atmosfera.
Organizacija koktel događaja je lakša, brža, jeftinija i predstavlja najekonomičniji način za organizovanje nekog događaja.
Gosti su opušteniji i osim eventualnog protokola za održavanje govora i manjih obraćanja, pa je zabava neposrednija i bolja.
Sa druge strane, postoje i ograničenja kada je potrebno uvesti formalan ručak, slediti protokol i kada se gosti zbog svog položaja i godina ne bi osećali prijatno da stoje čitavo veče. Koktel okupljanje kraće traje pa i to morate uzeti u obzir prilikom odabira.
Zato je u mnogim slučajevima najbolji izbor banket koji ima i brojne druge prednosti zbog koga je prvi izbor za mnoga okupljanja.
Banket – odličan izbor u mnogim situacijama
Banket je formalniji način okupljanja kod god gosti sede za stolovima, imaju svoje mesto i zbog toga imaju prisniji odnos sa onima kojima su okruženi. Ovakva prilika se koristi i za serviranje klasične večere koja će biti pravi pogodak za potpuno uživanje svih gostiju.
Klijenti sami biraju spisak zvanica i određuju raspored sedenja u skladu sa rasporedom stolova u Sali.
Jednako se organizuje i za veću i za manju grupu ljudi i uvek je dobar izbor, a naročito je dobar izbor za jubilarne rođendane kompanija, gala večere ili posebne prilike. Banketi su odlični i za neformalnije okupljanje zaposlenih i/ili poslovnih partnera onda kada je potrebno ugostiti klijente.
Najčešći tip posluživanja je švedski sto jer zvanice nisu uslovljene da jedu u određeno vreme, a event centar može da organizuje posluživanje od čak 6 sati za korporativne proslave i da svo vreme dopunjava i iznosi sveže pripremljenu hranu. Odlična je opcija ako postoji sopstvena kuhinja jer je tako hrana sveža i pripremljena onda kada je dopuna potrebna.
Na ovaj način posluživanje je moguće tokom čitavog vremena trajanja proslave, a pri tome konobari donose i poslužuju goste koji ne žele da ustaju i posluže se sami za švedskim stolom.
Set meni ili posluživanje u francuskom stilu je takođe jedna od opcija kod banket proslava koja podrazumeva posluživanje gostiju po programu iznošenjem predjela, glavnog jela i dezerta pa se gosti poslužuju uz pomoć family stila ili tanjir servisa.
Ipak, bio da se gosti služe sa posluženja koji je pred njima ili imaju porcije na svakom tanjiru, ovo je ređe korišćen način jer gosti imaju hranu ograničeno vreme i svako posluženje je u vreme koje je u celoj sali isto.
Meni može biti raznovrstan i sadržati topla i hladna predjela, topla glavna jela, a i izbor pića dozvoljava izbor najrazličitijih toplih i hladnih napitaka koji se uklapaju u vrstu organizacije.
Proslava traje duže, ako prilika dozvoljava treba odvojiti i prostor za igru, ali i deo za neformalno okupljanje koje je obično uz šank ili posebno odvojene barske stolove. Uz to, može se organizovati i lounge momenat sa koktel stanicom, viski stanicom, tompus stanicom i sličnim opcijama za veće uživanje svih okupljenih.
Što je događaj veći to je organizacija složenija. Važno je spojiti goste koji imaju slična interesovanja, zahvaliti im se na ulazu ili kasnije posetiti duž stolova. Pun pogodak je i kada kompanija pripremi čak i simbolične poklone koji goste čekaju na stolovima ili se dele na izlazu.
Organizacija je skuplja, ali nema greške bilo da se proslava pravi u zatvorenom ili otvorenom prostoru.
Odabir mesta proslave je ključan za dobru organizaciju
Nisu sve lokacije pogodne za banket ili koktel okupljanje kako zbog samog terena, veličine prostora, ali i mogućnosti organizacije.
Zbog toga je najbolje kada se obezbedi Event centar za organizaciju različitih događaja i koji može da se prilagodi vašim željama, broju gostiju i olakša organizaciju koja ni malo nije jednostavna.
Lokacija predstavlja važnu kariku pri odlučivanju o rezervaciji pa i o tome treba voditi računa. Nije isto kada se sala nalazi u centru grada i lako je dostupna kolima ili taksijem za 10ak minuta vožnje i kada je izvan grada pa je organizacija dolaska i odlaska komplikovana i skupa.
Zatražite ponudu za organizaciju proslave – i neka vam saveti stručnjaka pomognu da donesete odluku da li da organizujete formalnu ili neformalnu zabavu, ali i kako da sprovedete sve što ste zamislili što nije ni malo lako ako takve zabave nikada niste organizovali samostalno.
Ozbiljni event centri bi trebalo da imaju svog event menadžera koji pomaže i usmerava realizaciju događaja, a vama će pomoći i oko planiranja i kontrole troškova tokom odlučivanja.
Pratite naše savete, uzmite u obzir obe vrste pri organizaciji i pronađite lokaciju na kojoj možete da slavite. Stručne osobe mogu da vam pomognu, ali i sami možete da izvedete čitavu organizaciju.
Vaše je da odlučite protokol zabave, koliko gostiju imate i da odaberete ponudu uz pomoć event menadžera, ostalo je na event centru koji za vas organizuje proslavu. Bilo da je banket ili koktel zabava – biće savršena jer ima savršenu organizaciju.
Kakvu zabavu želite da organizujete? Za koliko osoba? Formalna ili neformalna? Odgovori na pitanja će vam pomoći da donesete najbolje odluke za savršeno okupljanje koje se pamti!